クラウド会計を使って試算表を作ってみた、または、会計ソフトに自分で入力して試算表まで作成できた。
「よし、終わり！」
ではありません。
もちろん、仕訳後にチェックしている人がほとんどかもしれないですが、本日はその仕訳後に美しい決算書となるためのチェックポイントをお伝えしたいと思います。
科目を統一する
まずは、仕訳入力後の試算表の損益計算書を見てほしいと思います。
科目で複数あるものはないでしょうか？
例えば、同じ交際費でも「交際費」と「接待交際費」となっているものはないでしょうか？
また、同じ移動交通費でも「旅費交通費」と「通勤交通費または交通費」となっているものはないでしょうか？
会計ソフトにもともと設定されている科目を使用すれば上記の問題は起きないのですが、たまに独自で設定して会計ソフトに入力してしまった場合上記のようなことが起きたりします。
「交際費」という科目設定しかないのに、「接待交際費」という科目を作ってしまった場合がこれに該当します。
こちらの問題点としては、勘定科目が散在することです。
これの何がいけないかと言うと、
・同じ内容のものが複数あるため、本来の正しい使用金額が明確でなくなる（先ほどの例で言うと交際費は結局1年間でいくら使用したのかがぱっと見では分からない）
・そして何より科目が複数できてしまうため、決算書の見栄えがシンプルでなくなる（美しくない）
これらを解決するためには、仕訳の際に「科目を統一すること」、具体的にはまず「会計ソフトにもともと設定されている勘定科目を使用すること」
大体はこれらで解決しますが、たまにもともと設定されている科目に使用したい科目がない場合は、その時は会計ソフトに「新規で科目登録」を行うことで解決いたします。
補助科目の適切な設定
これも先ほどの科目が散在する事象に加えてよく起こる問題です。
補助科目の適切な設定をしなくても、決算書の見栄えには影響しません。
「じゃあ、いいじゃん！」
とはなりません。
具体例で説明しましょう。
普通預金の口座を〇〇銀行に持っていて、期末残高が100万円だとします。補助科目の設定が途中で抜けていると、試算表では次のように分かれて表示されてしまいます：
「普通預金（〇〇銀行） 60万円」
「普通預金（指定なし） 40万円」
1つの銀行口座なら、まだ合計金額で確認できますよね。でも、複数の銀行口座を使っているとどうでしょう？
もう1つの口座も補助科目の設定が抜けていたら、どの銀行にいくら預けているのか、会計ソフトでは把握できなくなってしまいます。
実は、この補助科目の設定は、後でお話しする「残高確認」の作業で非常に重要になってきます。正確な経理処理のためにも、最初からしっかり設定しておくことをお勧めします。
実際に試算表や決算書として目に見えるものではないかもしれませんが、外に見えない中の部分も綺麗にしておくことが、結局は外でも綺麗なものとして現れると考えています。
月次での残高確認習慣
仕訳入力が終わって1番に確認すべきは「残高確認」です。
以下の記事にも残高確認の重要性に触れています。
>>「決算書はこうして作られる！」税理士がこだわる美しい決算書の作成プロセス
残高確認が何故重要かというと、例えば普通預金の残高１つを取っても期末の残高が実際の残高と一致していないと、そもそも決算書としては正しくないものとなるためです。
正しくない決算書は銀行や投資家などの外部に提出する資料としては信頼性が低いものとなるため、必ず残高は合わせる習慣をつけたいものです。
残高の合わせ方については貸借対照表の科目を一つ一つ合わせていく必要がありますが、このあたりのチェック方法については改めて別の記事でご紹介できればと思います。
まとめ
仕訳入力して終わりではない。ということを書いてみました。
むしろ仕訳入力がすべて完了してからがスタートとなります。
確認ポイントは主に
・科目の散在がないかチェック
・補助科目残高チェック
・科目残高チェック
綺麗な決算書を作るための第一歩としてまずは確認する習慣をつけていきましょう。
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